Tijdens een intake- of oriëntatiegesprek neemt een medewerker van de SBK met de landeigenaar door of er gedempte sloten op zijn land voorkomen. Als dat het geval is, wordt bekeken wanneer de sloten zijn gedempt, wat de aard van het dempingmateriaal is en of hier indertijd wel of geen vergunning voor is afgegeven.

Voor dempingen kan enkel een overeenkomst worden afgesloten als:

• de locatie de functie natuur, recreatie of landbouw heeft
• onbebouwd is
• gelegen is binnen het landelijk gebied
  
  

Een veldmedewerker van de stichting bezoekt de betreffende percelen om de demping(en) te inspecteren. In het bijzonder wordt gekeken naar de dikte van de afdeklaag en het type dempingmateriaal. De omvang van de demping wordt vastgelegd m.b.v. een gps-meting.

De informatie uit de intake en check-up worden op het kantoor van de stichting verwerkt.
De onderzochte dempingen worden beschreven en ingedeeld:

AI	dempingen met verdacht materiaal, zonder of met onvoldoende dikke afdeklaag;
BII	dempingen verdacht materiaal, met voldoende dikke afdeklaag;
DIII	dempingen met onverdacht materiaal.

Zijn er in stap 1 en 2 geen slootdempingen aangetroffen dan krijgt de eigenaar een schriftelijke verklaring waarin dit wordt bevestigd.

De landeigenaar heeft aangegeven een bodembeheerovereenkomst te willen afsluiten. Hiervoor stelt de stichting een conceptovereenkomst op. Dit is een soort offerte, die zij in 2-voud aan de eigenaar toestuurt. Hierin is ook de financiële bijdrage van de eigenaar opgenomen die is bepaald op basis van het aantal slootdempingen en de grootte ervan, het dempingmateriaal en de huidige dikte en toestand van de afdeklaag. De eigenaar stuurt 1 getekend exemplaar, eventueel voorzien van opmerkingen aan de SBK retour en geeft aan op welke wijze hij wenst te betalen.
Algemene voorwaarden (pdf)

Definitieve bodembeheerovereenkomst: De landeigenaar ontvangt na verwerking van zijn eventuele opmerkingen door de SBK de definitieve overeenkomst in 2-voud samen met een factuur. De stichting heeft de overeenkomst al ondertekend. De eigenaar stuurt vervolgens 1 ondertekend exemplaar terug naar de stichting. Na betaling van de financiële bijdrage is de bodembeheerovereenkomst definitief.